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Como eliminar os papéis da sua empresa com assinatura eletrônica de documentos

O Efcaz SIGN é um APP que permite às empresas que buscam a organização dos processos de gestão de documentos, a realização de todas as etapas de criação, formalização, controle da execução e controle de prazos de forma eletrônica, ou seja, sem a necessidade da utilização de papel para imprimir propostas comerciais, contratos, acordos, termos de adesão, etc. e sem precisar enviar fisicamente para os envolvidos.

 

Efcaz – Sign – Eficiência e Economia na Assinatura de Documentos

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Através de uma solução com design simples e inovador, todos os seus documentos poderão ser gerenciados de forma on-line e sem a necessidade de papel.

Campo Grande, MS,06/05/2019 –

As empresas no Brasil sempre tiveram muita dificuldade quando se fala em lidar com um monte de papeladas e o mais difícil é gerenciar muito papel no dia a dia. Esse é um fator que exige das empresas sempre muito profissionalismo e que busquem meios de deixar os processos estratégicos da organização mais eficazes.

Se você acredita que está longe da sua empresa conseguir virar esse jogo, você está enganado. No mercado já existem algumas soluções que facilitam sua vida quando você tem aquele documento que alguém precisa assinar.

Uma dessas soluções consegue otimizar o tempo de formalização de propostas comerciais, contratos, acordos, termos de adesão, entre outros, sem a necessidade de utilização de papel entre as partes envolvidas, permitindo que as empresas tenham além da agilidade, a preocupação com o meio ambiente armazenando todos os documentos de forma segura na nuvem.

Por isso, aqui vamos falar tudo que você precisa saber sobre o Efcaz SIGN e como essa solução pode fazer diferença na gestão dos documentos da sua empresa.

O que é o Efcaz SIGN?

O Efcaz SIGN é um APP que permite às empresas que buscam a organização dos processos de gestão de documentos, a realização de todas as etapas de criação, formalização, controle da execução e controle de prazos de forma eletrônica, ou seja, sem a necessidade da utilização de papel para imprimir propostas comerciais, contratos, acordos, termos de adesão, etc. e sem precisar enviar fisicamente para os envolvidos, o que ocorre muitas vezes até em cidades diferentes, garantindo que pelo sistema o documento seja assinado em poucos minutos, cenário que, com papéis, isso poderia demorar algumas semanas.

Um pouco do que está por trás do Efcaz SIGN

O Efcaz SIGN é uma parte do produto Efcaz que conta com soluções para a gestão de fornecedores, contratos e documentos. A Efcaz é uma empresa criada em 2002 e, após anos de experiência com serviços para Gestão da Cadeia de Suprimentos no Setor Público, decidiu diversificar e digitalizar suas operações em 2017, investindo no mercado de tecnologias para a Gestão do Fornecimento para empresas do setor privado.

Como surgiu o Efcaz SIGN

As empresas sempre buscam a melhoria contínua dos seus processos e, quando se fala de gestão de documentos, é imprescindível realizar uma boa gestão dos documentos eletrônicos, da execução do ciclo de vida dos documentos, dos prazos e de todas as obrigações das partes envolvidas. Pensando nisso, a Efcaz já fazia, através da solução Efcaz SRM, com todo o controle de cadastro e homologação dos fornecedores, viu a necessidade de permitir que os documentos fossem controlados não só no seu armazenamento eletrônico, mas também que as empresas pudessem realizar a formalização de assinaturas de documentos de forma fácil, prática e segura através de assinaturas eletrônicas.

Entenda como realizar a gestão dos seus documentos

Através de uma solução com design simples e inovador, todos os seus documentos poderão ser gerenciados de forma on-line, sem a necessidade da utilização de papel.

Você adiciona os documentos digitalizados ou documentos eletrônicos no Efcaz SIGN e convida as partes interessadas para assinar eletronicamente o documento. Após a finalização da etapa de assinaturas, você pode acompanhar e ser notificado antecipadamente do vencimento dos documentos para que possa ser renovado ou até substituído conforme a necessidade.

A formalização do documento é realizada através de assinatura eletrônica para que não seja necessário que os envolvidos se desloquem ou que o documento necessite ser enviado fisicamente até as partes interessadas.

A formalização e o armazenamento dos documentos no Efcaz SIGN têm validade jurídica e todo o processo dentro da ferramenta está aderente à M.P. 2.200-2/2001. Essa medida torna possível a autenticidade e a validade jurídica dos documentos em formato eletrônico, tendo o mesmo valor das assinaturas manuscritas.

3 benefícios de utilizar a assinatura eletrônica

1 – Economia de tempo

A formalização de documentos e o fluxo de assinaturas no dia a dia se tornaram mais rápidos por conta da utilização de documentos digitais.

Em processos físicos onde documentos são assinados em papel, as empresas podem levar em torno de 30 dias para realizar a coleta de assinaturas. Com a utilização da assinatura eletrônica, é possível finalizar o trâmite de assinaturas em poucos minutos e o mais interessante, não importa onde as pessoas estejam, os documentos podem ser assinados em qualquer lugar do mundo.

2 – Redução de custos

Os cortes de custos podem ser direcionados para diminuição de materiais de escritório, eliminação dos gastos com os correios, viagens e a diminuição do armazenamentos dos documentos em local físico.

Essa economia pode ser revertida para outras áreas, gerando mais retorno sobre as operações da empresa, podendo direcionar os esforços para o atendimento e resolução de problemas focados nos clientes.

3 – Aumento da segurança

Nesse contexto, os documentos em meios eletrônicos ficam armazenados na nuvem protegidos por criptografia. Isso garante que não ocorram perdas de dados importantes, extravios, acidentes, etc. Manter os documentos armazenados e assinados eletronicamente gera maior tranquilidade para as partes envolvidas e, tudo isso, com pessoas em lugares diferentes e, até mesmo, em qualquer lugar do mundo.

A conclusão é que a MP 2.200-2 é uma mudança muito importante no cenário brasileiro quando falamos de trâmites de documentos dentro e fora das empresas, garantindo validade jurídica nos procedimentos de formalização de documentos que necessitam de assinaturas e, a partir daí, eliminar papéis, dar mais agilidade, segurança e contribuir com o meio ambiente.

Comece a utilizar a assinatura eletrônica agora mesmo!

Se você quer melhorar a gestão dos documentos da sua empresa, fica a dica da ferramenta Efcaz SIGN que permite que você comece a assinar seu documentos de forma grátis com assinaturas digitais. Garanta que as assinaturas de documentos sejam realizadas com zero de papéis e tudo isso com um clique.

Website: https://www.efcaz.com.br/sign

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